การคำนวณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ในการเช่าพื้นที่ออกบูธอะไรที่ต้องรู้บ้าง

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการเช่าพื้นที่ออกบูธคืออีกหนึ่งทางเลือกที่ดีสำหรับผู้ประกอบการ ที่ต้องการประชาสัมพันธ์องค์กร หรือผลิตภัณฑ์ให้เป็นที่รู้จักอีกช่องทางหนึ่ง หากสถานที่สำหรับออกบูธนั้นเป็นพื้นที่สาธารณะที่มีชื่อเสียงในหมู่นักท่องเที่ยว นักช้อปปิ้ง หรือประชาชนที่เดินผ่านไปผ่านมาเป็นจำนวนมากอยู่แล้ว ยิ่งเพิ่มโอกาสในการนำเสนอรวมถึงยังเพิ่มโอกาสที่จะสร้างรายได้ในการจำหน่ายผลิตภัณฑ์ และหาลูกค้าหน้าใหม่มาให้กับองค์กรได้อย่างไม่ยากเย็น แต่การออกบูธนั้นจำเป็นต้องมีการวางแผนที่ดีก่อนที่จะตัดสินใจออกบูธ นั่นคือการคำนวณค่าใช้จ่ายให้ถี่ถ้วนที่สุดก่อน

ความสำคัญของการคำนวณค่าใช้จ่ายเช่าพื้นที่ออกบูธ

ความสำคัญของการทำให้ผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ หรือทำให้ชื่อขององค์กรเป็นที่รู้จักมากขึ้น นอกเหนือจากการโฆษณาผ่านสื่อต่าง ๆ แล้วนั้นก็คือการลงภาคสนามด้วยการออกบูธตามงานต่าง ๆ แต่กระนั้นแล้วการออกบูธนั้นไม่สามารถมองข้ามเรื่องงบประมาณไปได้ เพราะแต่ละสถานที่เช่นพื้นที่กลางแจ้งของศูนย์การค้า หอประชุม สถานีขนส่งผู้โดยสาร เป็นต้น ที่มักจะจัดให้มีการเปิดลงทะเบียนให้บริษัท ผู้ประกอบการต่าง ๆ มาเช่าพื้นที่ออกบูธย่อมไม่ได้ปล่อยให้มาออกบูธฟรีอย่างแน่นอน อีกทั้งระยะเวลาในการออกบูธนั้น จะมีความสัมพันธ์กับค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่อย่างมาก สภาพแวดล้อมของพื้นที่สำหรับออกบูธเองก็สำคัญ ผู้ประกอบการและบริษัทจะต้องคำนวณให้รอบคอบที่สุด

ประเภทของค่าใช้จ่ายสำหรับเช่าพื้นที่ออกบูธ

ก่อนที่จะเริ่มต้นออกบูธ ผู้ประกอบการและบริษัทจะต้องสำรวจงบประมาณของตัวเอง เพราะการออกบูธในแต่ละแห่งนั้นย่อมมีค่าใช้จ่ายที่ไม่เหมือนกัน แต่ละสถานที่ย่อมมีความแตกต่างกันทั้งขนาดพื้นที่ สภาพแวดล้อมโดยรอบ ค่าเฉลี่ยของจำนวนคนเดินในงาน โดยมีรายละเอียดที่สามารถนำมาคำนวณเป็นเช่าพื้นที่ออกบูธได้ดังต่อไปนี้

1. ระยะเวลาในการออกบูธ: งานนิทรรศการต่าง ๆ ที่เปิดให้มีการเช่าพื้นที่ออกบูธนั้นจะมีการกำหนดระยะเวลาในการจัดงาน แต่ละงานย่อมมีค่าใช้จ่ายไม่เท่ากัน โดยจะคิดค่าใช้จ่ายเป็นรายวัน ตัวอย่างเช่น พื้นที่ออกบูธขนาด 4 ตารางเมตร ค่าเช่า 2,000 บาท หรืออาจมาก-น้อยกว่านั้น ระยะเวลาในการจัดงาน 7 วัน จะต้องเตรียมทุนไว้ประมาณ 14,000 บาทขึ้นไปด้วยกัน
2. การตั้งเป้ายอดขาย: หากคุณออกบูธ ย่อมต้องการยอดขายที่สามารถคิดเป็นกำไรได้อยู่แล้ว ดังนั้นการตั้งเป้ายอดขายเช่นยอดขายอาหารกล่อง ยอดขายเครื่องดื่ม หรือสินค้าอุปโภคต่าง ๆ เอาไว้ในระดับที่เท่าทุนหรือทำกำไรได้ คือสิ่งสำคัญที่สุดของการออกบูธ
3. ต้นทุนของวัตถุดิบ: การลงทุนกับวัตถุดิบที่นำมาใช้ผลิตเป็นสินค้าจำหน่ายในงานออกบูธ มีความสำคัญมาก คุณต้องคำนวณต้นทุนของวัตถุดิบเอาไว้ให้ดี และเมื่อปิดยอดในแต่ละวัน จะต้องคำนวณว่ายอดขาย เมื่อหักลบกับต้นทุนวัตถุดิบ ค่าเช่าพื้นที่ออกบูธรายวัน สามารถทำกำไรได้มากกว่าขาดทุนหรือไม่
4. ค่าแรงของพนักงาน: โดยส่วนมากแต่ละองค์กร หากมีการเช่าพื้นที่ออกบูธนั้นมักจะประกาศรับสมัครพนักงานรายชั่วโมง เพื่อมาทำหน้าที่ขายสินค้าหน้าบูธ มากกว่าจะดึงคนในองค์กรมาทำด้วยตัวเอง เพื่อไม่ให้กระทบกับงานหลัก การคำนวณค่าใช้จ่ายเรื่องค่าแรงรายวันของพนักงานรายชั่วโมงเองก็มีความสำคัญ รวมถึงควรจะคำนวณรวมส่วนแบ่งจากยอดขายเพื่อเป็นขวัญกำลังใจสำหรับพนักงานขายด้วย

ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายใด ๆ ก็ตามสำหรับการเช่าพื้นที่ออกบูธนั้นต่างก็มีความสำคัญเท่า ๆ กัน การคำนวณค่าใช้จ่ายทุกส่วนอย่างละเอียดที่สุด โอกาสที่จะเพิ่มยอดขาย เพิ่มกำไร ย่อมมีโอกาสมากกว่าขาดทุน และยังมีโอกาสเพิ่มชื่อเสียงขององค์กร ทำให้แบรนด์ขององค์กรเป็นที่รู้จักในหมู่คนหมู่มากได้มากยิ่งขึ้นกว่าเดิม